page title icon SAP Business One

1. Lịch sử phần mềm erp SAP Business One

SAP Business One ban đầu được ra mắt tại Israel vào năm 1996 với tên gọi “Menahel” (“manager”) hoặc “TopManage”, dành cho các quốc gia ngoài Israel. Công ty được thành lập bởi Reuven Agassi (Giám đốc điều hành) và Gadi Shamia (Phó giám đốc kinh doanh, tiếp thị và giám đốc sản phẩm). Sản phẩm được thiết kế bởi Gadi Shamia và nhà phát triển chính là Hilla Mazinter.

Trong những năm đầu tiên, TopManage chỉ được bán tại thị trường Israel và là sản phẩm quản lý doanh nghiệp chạy trên nền tảng Windows / Mac đầu tiên được cung cấp tại thị trường Israel. Năm 2000, TopManage bắt đầu mở rộng toàn cầu sang các thị trường ở Châu Âu và Châu Mỹ Latinh.

Chi tiết lịch sử của SAP Business One tham khảo thêm tại đây

Vào tháng 3 năm 2002, SAP mua TopManage Financial Systems và đặt thương hiệu cho hệ thống “TopManage” là SAP Business One. Những người sáng lập TopManage như Reuven Agassi và Gadi Shamia đã được trao các vị trí điều hành tại SAP sau khi mua lại.

2. Các chức năng trong phần mềm erp SAP Business One

Các modules trong SAP Business One
Các phân hệ nghiệp vụ trong SAP Business One

2.1. Quản lý tài chính – kế toán:

SAP Business One cung cấp bộ công cụ hoàn chỉnh, giúp kiểm soát và chuẩn hóa các hoạt động tài chính của bạn. Nó tự động các quy trình kế toán mỗi ngày như việc cập nhật sổ cái và các bút toán đầu vào, hỗ trợ việc tính thuế, và cho phép các giao dịch đa tiền tệ.

Bạn có thể tiến thành tất cả các hoạt động giao dịch với ngân hàng – bao gồm việc thanh toán và đối chiếu qua ngân hàng, cũng như việc hạch toán các tài khoản. Bạn cũng có thể kiểm soát dòng tiền, ngân sách, so sánh số liệu thực tế và kế hoạch để thấy được doanh nghiệp của mình hiện đang đứng ở đâu.

Bằng việc tích hợp các nghiệp vụ tài chính theo thời gian thực với các nghiệp vụ kinh doanh khác, như mua hàng, bán hàng, bạn có thể tăng tốc độ xử lý các nghiệp vụ, nâng cao khả năng phân tích dòng tiền của doanh nghiệp.

2.2. Quản lý bán hàng & mối quan hệ khách hàng

Tìm kiếm khách hàng mới luôn rất quan trọng cho sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, nhưng tối đa hóa các mối quan hệ khách hàng hiện tại thậm chí còn quan trọng hơn.

SAP Business One cung cấp các công cụ giúp kiểm soát hiệu quả các quy trình bán hàng và vòng quay của khách hàng – từ lần liên hệ đầu tiên đến khi chốt được đơn hàng, thậm chí cả những dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng.

Chức năng quản lý mối quan hệ khách hàng tích hợp trong giải pháp cung cấp một cái nhìn toàn diện về các khách hàng tiềm năng, nhờ đó bạn có thể thấu hiểu họ hơn, đáp ứng yêu cầu của họ tốt hơn. Vì thế, bạn có thể chuyển họ từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng chính thức của mình, tăng doanh số và lợi nhuận, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

2.3. Quản lý mua hàng

Tất cả các doanh nghiệp nhỏ cần một cách tiếp cận mang tính hệ thống để kiểm soát các quy trình mua hàng, từ xin báo giá nhà cung cấp, tạo các yêu cầu mua hàng, trả tiền cho nhà cung cấp. SAP Business One giúp kiểm soát toàn diện vòng quay mua hàng-trả tiền, bao gồm kiểm soát các biên lai, hóa đơn, hàng trả lại nhà cung cấp, đến thanh toán. Các công cụ báo cáo tích hợp cho phép bạn dễ dàng so sánh giữa các nhà cung cấp, giá cả để thương lượng hiệu quả hơn, nhìn ra được các cơ hội có thể tiết kiệm chi phí.

2.4. Quản lý hàng tồn kho

SAP Business One cung cấp các thông tin chính xác về các chuyến hàng đến & đi, hàng tồn kho, vị trí cụ thể của các hàng hóa. Bạn có thể đánh giá hàng tồn kho bằng phương pháp giá thành định mức, bình quân di động, nhập trước xuất trước, và các phương pháp khác. Kiểm soát các mức tồn kho, chuyển kho theo thời gian thực. Bạn có thể chạy các lệnh cập nhật hàng tồn kho & kiểm tra hàng còn trong kho theo thời gian thực, giúp kiểm soát giá chuẩn & giá đặc biệt. Bạn cũng có thể áp dụng các mức chiết khấu theo các tiêu chuẩn như: độ lớn đơn hàng, trả bằng tiền mặt, loại khách hàng và chạy các báo cáo thể hiện các vấn đề liên quan đến đơn hàng đó.

2.5. Quản lý sản xuất

SAP Business One là một nền tảng cung cấp các quy trình tích hợp, hợp lý hóa và tự động hóa cho sản xuất. Cho dù quy trình sản xuất của doanh nghiệp vận hành theo mô hình sản xuất sản phẩm lưu kho và bán (make to stock) hay sản xuất theo đơn đặt hàng (make to order) thậm chí đặc thù như các mô hình sản xuất các sản phẩm theo thiết kế riêng cho khách hàng (engineer to order) thì SAP Business One vẫn là một nền tảng tin cậy cung cấp các công cụ tối ưu hoạt động sản xuất hàng ngày, loại bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất, cải thiện chất lượng sản phẩm đầu ra.

2.6. Các báo cáo phân tích và báo cáo thông minh

SAP Business One cung cấp các công cụ báo cáo phân tích cực kỳ mạnh. Nó bao gồm phiên bản SAP Crytal Report hoàn toàn tích hợp vào SAP Business One, nhờ đó bạn có thể thu thập các dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chạy các báo cáo chính xác theo thời gian thực dựa trên các dữ liệu thu thập được từ tất cả các phòng ban. Hoàn toàn tích hợp với bộ Microsoft Office, SAP Crystal Report cho phép bạn chọn nhiều định dạng báo cáo khác nhau, kiểm soát tốt việc truy cập vào các thông tin được hiển thị.

Với một công cụ phân tích tùy chọn chạy trên nền cơ sở dữ liệu SAP HANA, SAP Business One tận dụng tối đa lợi thế của công nghệ dữ liệu trong bộ nhớ (in-memory) cho việc báo cáo phân tích. Bạn có thể truy cập vào các báo cáo & biểu đồ theo thời gian thực, cũng như các công cụ hữu ích này để ra quyết định chính xác hơn. Bạn có thể thiết kế các biểu mẫu, các lệnh truy cập theo yêu cầu của mình mà không cần phải được huấn luyện kỹ thuật. Bạn cũng có thể cấu hình các cài đặt để phân định về tỉ giá, cài đặt các tham số quyền truy cập, tạo các chức năng cho phép trích xuất và đổ dữ liệu, email.

Tìm hiểu thêm về các chức năng của SAP Business One

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm erp SAP Business One

sap business one look outside

Một cái nhìn toàn cảnh về hoạt động kinh doanh, giúp bạn luôn ở thế kiểm soát tốt.

SAP Business One giúp bạn hệ thống hóa các quy trình, tăng tầm nhìn đối với hoạt động kinh doanh của bạn, nhờ đó bạn có thể đưa ra các quyết định & phản ứng nhanh chóng, chính xác dựa trên các dữ liệu theo thời gian thực, giúp tăng lợi nhuận và phát triển doanh nghiệp.

Một giải pháp toàn diện và có thể tùy chỉnh

Vì mỗi doanh nghiệp luôn khác nhau, do đó SAP Business One được thiết kế với tính linh hoạt rất cao. Nó có thể được triển khai theo mô hình tại doanh nghiệp hoặc trên công nghệ điện toán đám mây, giúp bạn truy cập vào giải pháp mọi lúc, mọi nơi, bằng bất kỳ thiết bị di động nào. SAP Business One chạy được trên cả 2 nền tảng cơ sở dữ liệu là SAP HANA và Microsoft SQL, bạn có thể chọn nền tảng nào phù hợp nhất cho bạn.

Giải pháp được chuyên biệt cho phân ngành

Tận dụng tối đa các kinh nghiệm quản lý (best practice), các quy trình được xây dựng sẵn trong SAP Business One, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể mở rộng SAP Business One để đáp ứng các yêu cầu đặc thù, các thử thách mang tính chuyên biệt của ngành nghề kinh doanh bằng việc sử dụng bộ thư viện SAP Business One studio, bộ công cụ phát triển phần mềm hoặc hơn 500 giải pháp chuyên ngành được xây dựng sẵn từ các đối tác của SAP.

4. Tại sao bạn nên lựa chọn phần mềm erp SAP Business One

Tổng chi phí để sở hữu phần mềm (TCO) thấp và nằm ở mức chấp nhận được.

Bao quát tất cả yêu cầu từ các phòng ban với chỉ một phần mềm duy nhất.

Triển khai nhanh chóng và dễ dàng, đưa vào sử dụng trong vài ngày đến vài tuần.

Một công cụ đủ mạnh để hỗ trợ phát triển doanh nghiệp của bạn.

Các giải pháp chuyên ngành được thiết kế theo đúng yêu cầu đặc thù.

27 ngôn ngữ, 43 phiên bản địa phương hóa, hỗ trợ đa tiền tệ.

700 đối tác triển khai ở hơn 150 quốc gia trên thế giới.

Hơn 70,000 khách hàng đang sử dụng SAP Business One trên toàn cầu.

5. Chi phí đầu tư cho phần mềm erp SAP Business One

Khi bạn muốn biết bạn cần đầu tư bao nhiêu tiền để có thể sử dụng được phần mềm SAP Business One, trong đa số trường hợp đối tác cung cấp giải pháp sẽ cần có phạm vi công việc chi tiết để có thể lên được chi phí đầu tư cho bạn tham khảo. Tuy nhiên về cơ bản nếu bạn nắm được các yếu tố cần thiết để đầu tư cho phần mềm erp SAP Business One bạn vẫn có thể ước lượng được chi phí để đầu tư giải pháp SAP Business One.

  • Yếu tố “Thực thể” – Entities – là số lượng các công ty / chi nhánh độc lập… triển khai SAP Business One. Yếu tố này ảnh hưởng đến số lượng người sử dụng và phạm vi triển khai có thể làm tăng chi phí triển khai;
  • Yếu tố “Người sử dụng” – là số lượng người sử dụng đăng nhập và sử dụng SAP Business One. Yếu tố này ảnh hưởng đến chi phí bản quyền sử dụng phần mềm và phí bảo trì hệ thống hàng năm. Về các loại bản quyền của SAP Business One tham khảo thêm tại đây;
  • Yếu tố “Đặc thù” – là số lượng các addons đặc thù của SAP Business One bạn định sử dụng. Nếu bạn có sử dụng các addons đặc thù của SAP Business One bạn sẽ phải trả phí bản quyền sử dụng cho addon này;
  • Yếu tố “Tùy biến” – là số lượng các báo cáo, các yêu cầu phát triển thêm để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của bạn. Yếu tố này sẽ làm tăng ngày công dịch vụ và làm tăng chi phí triển khai;
  • Yếu tố “Phạm vi” – là các nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp bạn muốn áp dụng SAP Business One. Yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến số lượng ngày công dịch vụ triển khai;
  • Yếu tố “Mô hình” – là mô hình triển khai bạn định áp dụng: Tại chỗ (On – Premise) hay Đám mây (On – Cloud). Yếu tố này ảnh hưởng đến chi phí cho hạ tầng để chạy phần mềm erp SAP Business One.

Tổng mức đầu tư = Chi phí bản quyền (theo số lượng người sử dụng) + Chi phí bảo trì + Chi phí dịch vụ triển khai (theo phạm vi) + Chi phí hạ tầng.

Tổng chi phí sở hữu (TCO) bao gồm Tổng mức đầu tư và tổng các chi phí phải trả nội bộ (cho đội ngũ dự án của doanh nghiệp), các chi phí cơ hội khác.. Do đó, có nhiều dự án triển khai phần mềm erp tổng mức đầu tư ban đầu có thể nhỏ nhưng tổng chi phí sở hữu lại khá lớn, đòi hỏi khách hàng phải cẩn trọng trong quá trình lựa chọn giải pháp và đối tác triển khai phần mềm erp.

6. Hỏi đáp liên quan đến áp dụng phần mềm erp SAP Business One

6.1. Doanh nghiệp quy mô nào thì có thể áp dụng phần mềm erp SAP Business One ?

Phần mềm erp SAP Business One có thể áp dụng cho các công ty với số lượng người sử dụng từ 1 đến 300 người sử dụng cho mỗi “Thực thể”. Người sử dụng phần mềm – khác với người lao động trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp 5 – 10 ngàn người lao động như chỉ 100 – 200 người sử dụng vẫn có thể áp dụng phần mềm erp SAP Business One;

Mỗi “Thực thể” là một pháp nhân độc lập trong cấu trúc doanh nghiệp.

6.2. Triển khai phần mềm erp SAP Business One mất bao lâu ?

Tùy thuộc phạm vi công việc và số lượng “Thực thể”, người sử dụng mà bạn cần thời gian triển khai có thể từ 20 ngày đến 18 tháng (hoặc hơn). Để triển khai phần mềm erp SAP Busines One chúng tôi sử dụng phương pháp luận triển khai ASAP được SAP chuyển giao, thông tin thêm về phương pháp triển khai phần mềm erp SAP Business One tham khảo tại đây.

6.3. Lĩnh vực của tôi có thể áp dụng phần mềm erp SAP Business One không ?

SAP Business One với các chức năng chuẩn có thể đáp ứng ở mức độ cơ bản cho gần như hầu hết các lĩnh vực kinh doanh. Ngoài ra, với các yêu cầu chuyên biệt của từng lĩnh vực, thông qua các chức năng chuyên sâu lý tưởng của hơn 500 giải pháp chuyên ngành được cung cấp bởi các đối tác của SAP trên toàn thế giới mang đến các giải pháp phù hợp nhất cho lĩnh vực kinh doanh của bạn.

6.4. Phần mềm erp SAP Business One có đáp ứng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các yêu cầu chi tiết theo thông tư 200/2014/TT-BTC hay không ?

Trong hơn 15 năm Apzon IRS Việt Nam đã triển khai SAP Business One cho hàng trăm khách hàng tại Việt nam và đã có giải pháp để SAP Business One đáp ứng được các chuẩn mực kế toán Việt Nam, cũng như cung cấp bộ báo cáo theo TT200/2014/TT-BTC theo hình thức nhật ký chung.

6.5. Phần mềm erp SAP Business One có hỗ trợ tính giá thành sản phẩm theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hay không ?

Apzon IRS Việt Nam hiện tại đang cung cấp cho các khách hàng của mình một add-on trên SAP Business One giải quyết bài toán tính giá thành cuối kỳ kế toán và đáp ứng đầy đủ các chuẩn mực của kế toán Việt Nam.

6.6. Tôi có thể sử dụng phần mềm erp SAP Business One trên di động, máy tính bảng được không ?

Phần mềm erp SAP Business One có ứng dụng trên mobile (trên cả hai nền tảng iOS và Android). Khách hàng hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng mobile với dữ liệu của phần mềm erp SAP Business One của doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về cách thiết lập và sử dụng phần mềm SAP Business One trên mobile tại đây.

6.7. Phần mềm erp SAP Business One có được hỗ trợ lâu dài không ?

Phần mềm erp SAP Business One là sản phẩm chiến lược của SAP dành cho các công ty nhỏ và vừa, được SAP đầu tư nghiêm túc và bài bản. Hiện tại hàng năm phần mềm erp SAP Business One đều có các bản cập nhật và thông thường hai năm sẽ có phiên bản mới với nhiều tính năng được bổ sung, nâng cấp. Thông tin chi tiết về lộ trình phát triển phần mềm erp SAP Business One tham khảo tại đây.

6.8. Tại sao tôi nên lựa chọn APZON IRS Việt Nam làm đối tác triển khai phần mềm erp SAP Business One ?

APZON IRS Việt Nam là một trong những đối tác SAP Business One đầu tiên tại Việt Nam (từ 2007). Với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm erp SAP Business One cho hàng trăm khách hàng, đội ngũ tư vấn triển khai phần mềm erp SAP Business One đông đảo (với hơn 60 nhân sự) và hầu hết có từ 5+ năm kinh nghiệm triển khai phần mềm erp SAP Business One (có đến hơn 10 nhân sự có kinh nghiệm trên 10 năm triển khai phần mềm erp SAP Business One).