page title icon Phần mềm ERP: lợi ích, chi phí, yêu cầu, tư vấn, triển khai, đào tạo, sử dụng

Triển khai dự án phần mềm ERP từ chiến lược tới thực thi

Trình tự tất tần tật các bước triển khai ERP: lựa chọn, triển khai, đưa vào vận hành và khai thác sử dụng. Thông tin bài viết mang tính tham khảo. Doanh nghiệp có kế hoạch triển khai ERP, tùy tình hình thực tế của mình để cân nhắc các bước triển khai linh hoạt và phù hợp.

Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng tìm hiểu

ERP là gì – Lợi ích của hệ thống ERP ?

Tìm hiểu thêm tại đây

1 – Chuẩn bị cho dự án phần mềm ERP – Doanh nghiệp cần làm gì?

A – 20 điều doanh nghiệp cần tìm hiểu trước khi triển khai phần mềm ERP.

  1. ERP là giải pháp phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động kinh doanh chứ không đơn thuần là một giải pháp công nghệ
  2. Triển khai ERP thành công là một thách thức không hề nhỏ đối với doanh nghiệp
  3. Lựa chọn đúng giải pháp phần mềm là một yếu tố để triển khai ERP thành công
  4. Không có phần mềm ERP nào là hoàn hảo. Mọi phần mềm đều có điểm mạnh và điểm yếu.
  5. Tài liệu thiết kế quy trình kinh doanh (Business BluePrint) là yếu tố quan trọng để triển khai ERP thành công
  6. Việc thay đổi, tái cấu trúc quy trình doanh nghiệp phải được thực hiện trước chứ không phải trong và sau khi triển khai ERP
  7. Các giải pháp đóng gói (Best Practices) và Giải pháp cấu hình sẵn (Pre-configured Solutions) không giải quyết được hết các thách thức ERP phải đối mặt.
  8. SaaS ERP (ERP như một dịch vụ) không làm giảm bớt rủi ro doanh nghiệp đang phải đối mặt.
  9. Dự án sẽ thất bại nếu quản lý thay đổi tổ chức không được quan tâm đúng mức và không có ai chịu trách nhiệm.
  10. Cần sự hỗ trợ và ủng hộ từ người có quyền lực cao nhất và có thể ra quyết định ngay (Excutive-buy-in)
  11. Sự tham gia của đội ngũ những người quản lý ưu tú, những người nắm giữ vài trò chủ chốt và nắm giữ quy trình chính của công ty (A-Team) là yếu tố then chốt cho sự thành công cử dự án triển khai ERP
  12. Không có ERP nào phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
  13. Nếu hoạt động của doanh nghiệp và hệ thống ERP không khớp nhau (misaligned) thì đó không phải là lỗi của phần mềm.
  14. Mong đợi/Kỳ vọng luôn cao nhưng hầu hết các dự án triển khai lại không định nghĩa và nghiêm túc hướng tới ngày kết thúc dự án dự kiến.
  15. Nói không với chỉnh sửa may đo phần mềm (Customization) thì dự án dễ thành công và sớm đi vào hoạt động hơn.
  16. Doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai ERP tất cả chức năng trong một lần.
  17. Ngoài vấn đề lập kế hoạch thì việc triển khai cần phải thực thi, cần phải hành động theo đúng kế hoạch.
  18. Nếu không có thước đo đánh giá thì sẽ chẳng biết đánh giá hệ thống có vận hành tốt hay không?
  19. Luôn ý thức rằng việc triển khai có thể gặp vấn đề.
  20. Sự thành công và lợi ích của ERP được cả thế giới thừa nhận.

B – Xác định yêu cầu đối với phần mềm ERP

B1 – Xác định số lượng công ty tham gia dự án ERP

Có bao nhiêu công ty tham gia dự án phần mềm. Các công ty cùng một pháp nhân hay nhiều pháp nhân (Hạch toán độc lập hay phục thuộc). Các công ty có cùng lĩnh vực kinh doanh hay khác nhau.

B2 – Xác định phạm vi nghiệp vụ và xây dựng  tài liệu yêu cầu người sử dụng

(Đây là công việc cần thiết trước khi triển khai dự án xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nhằm đảm bảo dự án đáp ứng đủ các yêu cầu về mặt quy trình nghiệp vụ của người dùng.)

Yêu cầu chung: Chú ý tập trung vào các yêu cầu chính cần đạt được theo mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn công ty. Yêu cầu cần đáp ứng

  • Về mặt chiến lược, mục tiêu kinh doanh (Quan trọng để đo lường lợi ích của hệ thống sau go-live)
  • Về mặt pháp lý. Có phù hợp với luật pháp và các quy định về pháp luật tại Việt Nam hay không?
  • Về mặt quy trình nghiệp vụ đặc thù của lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của khách hàng.

Yêu cầu chức năng chi tiết

  • Nghiệp vụ quản lý tài chính kế toán
  • Mua hàng
  • Quản lý kho
  • Bán hàng
  • Quản lý sản xuất
  • Quản lý dự án và đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật
  • Nghiệp vụ bán lẻ tại cửa hàng (POS)
  • Quản lý hệ thống  nhà phân phối (DMS)
  • Nhân sự, chấm công, tính lương
B3 – Yêu cầu tích hợp phần mềm ERP với
  • Hệ thống cửa hàng bán lẻ POS
  • Hệ thống hóa đơn điện tử e-invoice
  • Tích hợp hệ thống thanh toán của ngân hàng
  • Tích hợp với website thương mại điện tử.
  • Khác
B4 – Yêu cầu số lượng người sử dụng phần mềm ERP

Xác định số lượng người dùng theo công ty, phòng ban

Bảng dự trù số lượng người dùng và bản quyền ERP
B5 – Số lượng báo cáo muốn sử dụng
  • Danh sách báo cáo theo thông tư 200/TT-BTC
Danh mục biểu mẫu báo cáo, sổ sách, chứng từ theo TT200
  • Danh sách báo cáo phát triển riêng theo yêu cầu.

*** Là những báo cáo chưa có sẵn trên phần mềm, và mỗi một công ty có yêu cầu báo cáo quản trị khác nhau. Đơn vị tư vấn và doanh nghiệp nên trao đổi kỹ về các báo cáo này và đưa vào phạm vi hợp đồng để tránh những tranh luận không cần thiết và phát sinh những khoản chi phí vượt ngân sách dự án.

B6 – Chuẩn hóa quy trình nội bộ trước triển khai ERP

Đây là điều kiện lý tưởng. Tuy nhiên, thực tế triển khai ERP tại Việt Nam thì nhiều doanh nghiệp chưa chuẩn bị tốt khâu này.  Vì vậy ERP lại là một cơ hội để thúc đẩy toàn bộ các phòng ban trong doanh nghiệp phải tự chuẩn hóa và phối hợp chặt chẽ với nhau.

Và đương nhiên,

Cách chuẩn hóa tốt nhất là áp dụng chuẩn ERP.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần

2 – Lựa chọn giải pháp phần mềm ERP

TOP 10 ERP nước ngoài (nguồn Panorama-Consulting)

TOP 10 nhà cung cấp ERP hàng đầu Việt Nam (Nguồn: Toplist.vn)

  • Bravo
  • Fast
  • Misa
  • LinkQ
  • Smart
  • TONY
  • SIMBA
  • GAMA
  • OMEGA

Top 10 phần mềm mã nguồn mở Open Source ERP

  • Open Odoo,
  • Adempiere,
  • Apache OFBiz,
  • xTuple
  • Open Bravo,
  • Opentaps,
  • Doribarr,
  • ERP5,
  • ERPNext,
  • LedgerSMB

Sự khác nhau giữa ERP nội và ngoại

Khác biệt lớn nhất

  • Tư duy làm hệ thống, làm sản phẩm, làm giải pháp (chứ không phải phần mềm)
  • Kinh nghiệm quản trị thực tế tích lũy hàng trăm năm của doanh nghiệp Âu Mỹ và cuả hàng triệu công ty hàng đầu đã sử dụng trên toàn thế giới

Ngoài ra, còn một số khác biệt

So sánh một số giải pháp ERP phổ biến trên thị trường

3- Chi phí cho một hệ thống ERP

Cơ cấu chi phí

Dự án phần mềm ERP on-premise thường bao gồm 03 chi phí chính

  • Chi phí bản quyền
  • Bảo trì
  • Chi phí dịch vụ triển khai

*** Chi phí bản quyền và bảo trì phần mềm ERP được hãng ủy quyền cho đối tác thu hộ. Chi phí dịch vụ triển khai mới là chi phí của đơn vị tư vấn triển khai.

Chi phí bản quyền và triển khai

Tùy từng phần mềm ERP mà chi phí bản quyền khác nhau. Vui lòng quay lại phần bên trên để tham khảo chi phí bản quyền của một số phần mềm. Bạn muốn biết chi tiết thêm vui lòng liên hệ với các đối tác của các hãng phần mềm hoặc liên hệ trực tiếp với công ty phần mềm.

Nếu bạn muốn biết thông tin về phần mềm ERP SAP Business One vui lòng liên hệ chúng tôi

4 – Tiêu chí đánh giá phần mềm ERP

Phương pháp đánh giá

  1. Liệt kê ra các tiêu chí đánh giá
  2. Cho điểm từng tiêu chí theo thang điểm 10 (1 là kém nhất, 10 là tốt nhất)
  3. Đánh giá mức độ quan trọng của từng tiêu chí và gắn TRỌNG SỐ (Weights)
  4. Nhân điểm với từng trọng số
  5. Lấy điểm trung bình của các tiêu chí
  6. Đưa ra quyết định

Tiêu chí đánh giá

Kinh nghiệm triển khai của đơn vị tư vấn ERP

Bạn cần đưa ra các câu hỏi cho các đơn vị tư vấn triển khai phần mềm ERP như sau:

  1. Họ có bao nhiêu năm kinh nghiệm tư vấn triển khai phần mềm ERP
  2. Kinh nghiệm tư vấn triển khai giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp tương tự trong cùng lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh
  3. Số lượng dự án đã triển khai
  4. Số lượng dự án đã triển khai thành công

Với thông tin như trên, bạn hoàn toàn có thể tự tin để lựa chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình

5 -Lựa chọn mô hình triển khai dự án ERP

Mô hình cài đặt tại chỗ (On-Premise)

Theo Mô hình On-Premise:

  • Bản quyền: Là bản quyền trọn đời
  • Cơ sở hạ tầng IT và phần cứng: được cài đặt “In-house” – cài đặt tại chỗ trên phần cứng (server) thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
  • Phương pháp triển khai: Cầm tay chỉ việc – đơn vị tư vấn triển khai sẽ cùng làm việc chặt chẽ với doanh nghiệp từ 02 đến 08 tháng cho đến lúc dự án phần mềm ERP đi vào vận hành.

Mô hình ERP điện toán đám mây (ERP Cloud)

Theo Mô hình On-Cloud:

  • Bản quyền: Trả theo tháng/quý/năm
  • Cơ sở hạ tầng IT và phần cứng: được cài đặt “On-Cloud” – cài đặt trên mây trên phần cứng (server) thuộc sở hữu của nhà cung cấp hoặc bên thứ 03.
  • Phương pháp triển khai: Đào tạo xong sử dụng ngay – Tùy thuộc nhu cầu của doanh nghiệp, đơn vị tư vấn các dịch vụ tương ứng như: dịch vụ support, dịch vụ phát triển thêm phiếu in, báo cáo, dịch vụ gia tăng dung lượng lưu trữ….

Lưu ý: Mô hình On-Cloud hạn chế khả năng customizing và phù hợp với các doanh nghiệp thương mại nhiều hơn.

Mô hình triển khai nhanh

Là mô hình với số lượng user tối thiểu và ưu đãi tối đa (chi phí license thấp nhất) mà các nhà cung cấp giải pháp ERP dành riêng cho doanh nghiệp mới vận hành nhưng có kỳ vọng phát triển nhanh trong tương lai gần.

*** Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm tương tự, mong muốn áp dụng chuẩn hệ thống, không có nhu cầu sửa đổi, tùy biến, và không cần hỗ trợ nhiều từ đơn vị tư vấn.

Mô hình triển khai ERP tối ưu (ERP best practice/industry practice)

Mô hình triển khai tối ưu cho từng ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh. Những ngành hẹp và đặc thù như hàng không, khai thác mỏ, khí và ga, may mặc, bán lẻ, dược…có những yêu cầu riêng. Vì vậy các hãng phần mềm ERP đóng gói ra sẵn một giải pháp Vertical – ngành dọc đáp ứng riêng cho thị trường ngách này và nó là giải pháp ERP tốt nhất vì nó chuyên biệt và đúc kết kinh nghiệm nhiều khách hàng tương tự