page title icon kiểm thử chấp nhận người dùng trong triển khai ERP

KIỂM THỬ CHẤP NHẬN NGƯỜI DÙNG đã có trong kế hoạch triển khai ERP của bạn chưa?

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn tới triển khai dự án ERP thất bại

Nhiều người cho rằng nguyên nhân chính triển khai ERP thất bại là do các vấn đề liên quan đến phần mềm.

Sự thực, CÁCH TIẾP CẬN/PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRIỂN KHAI mới là thủ phạm gây ra triển khai thất bại.

Điển hình về thất bại triển khai dự án ERP liên quan đến phương pháp luận triển khai là giai đoạn UAT (kiểm thử chấp nhận người dùng hay người dùng kiểm thử chấp nhận hệ thống) không được coi trọng đúng mức.

Giai đoạn người dùng kiểm thử chấp nhận hệ thống (UAT) quan trọng này được làm sơ sài. Các quy trình công việc thực tế hàng ngày không được áp dụng vào để test.

Bởi UAT là công việc quan trọng nhất để đảm bảo hệ thống vận hành như mong đợi và sát nhất với thực tế công việc của người dùng cuối (end-users) nên doanh nghiệp chuẩn bị triển khai dự án ERP hãy tham khảo những lợi ích mà UAT đem lại sau đây.

Kiểm thử chấp nhập người dùng UAT là gì?

Khi triển khai phần mềm ERP, bạn nên thực hiện các loại kiểm thử (test) sau:

  • Kiểm thử các chức năng hệ thống theo quy trình kinh doanh (Unit testing)
  • Kiểm thử các quy trình tích hợp giữa các phân hệ nghiệp vụ hoặc tích hợp với phần mềm thứ 3 (Integration testing)
  • Kiểm thử hiệu suất hoạt động của hệ thống (System testing)
  • Kiểm thử chấp nhận người dùng (User acceptance testing)

UAT thường là bước kiểm thử cuối cùng. Như ý nghĩa tên gọi của loại test này, nó liên quan đến người dùng, những người sẽ sử dụng phần mềm trong môi trường thực tế.

Mục đích của UAT không phải là để đảm bảo mặt kỹ thuật của hệ thống.

Mục đích của UAT là đảm bảo người dùng sẽ tương tác với phần mềm ERP, giúp họ cảm thấy phần mềm dễ sử dụng và thân thiện. 

5 LỢI ÍCH của KIỂM THỬ CHẤP NHẬN NGƯỜI DÙNG

1. Nhận ra các vấn đề tính năng sử dụng phần mềm

Khi triển khai phần mềm ERP, nhà cung cấp thường xây dựng dựa trên tài liệu đặc tả yêu cầu (Business Blueprint) đã được 02 bên thống nhất.

Tuy nhiên, chỉ đến khi người dùng kiểm thử hệ thống, họ mới thực sự mới biết chính xác cái gì họ cần.

Những phản hồi của họ rất quan trọng để hệ thống vận hành mượt mà đúng như mong đợi của khách hàng.

Về tính năng sử dụng phần mềm, người dùng có thể đặt ra một số câu hỏi liên quan đến giao diện người sử dụng (UI – User interface).

  • Giao diện người dùng có trực quan và dễ sử dụng?
  • Có cần đào tạo trước cho người dùng về giao diện của phần mềm để họ có thể hiểu được cách phần mềm vận hành?
  • Liệu giao diện người dùng trên thiết bị di động cũng giống như trên máy tính?

Giao diện là điểm chạm tương tác giữa người dùng và phần mềm. Vì vậy, việc đơn vị triển khai tổng hợp các phản hồi của người dùng về các tính năng sử dụng phần mềm là RẤT QUAN TRỌNG.

Người dùng có thể kiểm thử (test) hệ thống theo cách này hoặc cách khác. Vì vậy, tốt nhất kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT) nên diễn ra trước khi họ sử dụng trên môi trường thực tế. Nếu để người dùng kiểm thử khi hệ thống đã đi vào vận hành, đội ngũ IT có thể sẽ phải đối mặt với rất nhiều lời phàn nàn và yêu cầu tùy chỉnh. 

2. Đảm bảo phù hợp với nhu cầu của nhân viên (Employee Needs)

Trong giai đoạn cuối trước khi đưa hệ thống vào sử dụng thực tế. Thật tuyệt vời nếu đơn vị triển khai có được danh sách những ưu tiên của người dùng.  

Để có được danh sách ưu tiên này, việc người dùng kiểm thử chấp nhận hệ thống rất quan trọng. Bởi khi người dùng cuối kiểm thử phần mềm, họ sẽ hiểu rõ hơn phần mềm giúp ích cho họ như thế nào trong công việc hàng ngày. Qua đó, họ cũng xác định được tính năng nào nên được ưu tiên và cần hoàn thiện thêm.

Có được danh sách các công việc cần ưu tiên và thấu hiểu nhu cầu của người dùng, đơn vị triển khai có thể tinh chỉnh hệ thống và đảm bảo phần mềm có những tính năng người dùng mong muốn trước khi đưa vào vận hành thực tế.

3. Khuyến khích sử dụng hệ thống ERP

Khi người dùng không rành về công nghệ, mà phần mềm ERP lại tạo cho người dùng cảm giác có quá nhiều công nghệ. Điều gì sẽ xảy ra.

Người dùng sẽ cảm thấy họ không theo kịp và khó chấp nhận sử dụng phần mềm.

Ngoài ra, nhiều người dùng không nằm trong thành phần đội dự án. Họ cảm thấy họ không có giá trị. Họ có xu hướng chống cự lại phần mềm, chống lại sự thay đổi.

Những cảm xúc này có thể ngăn cản những nỗ lực quản lý thay đổi trong tổ chức.

Vì vậy, cách tốt nhất là yêu cầu người dùng tham gia vào giai đoạn kiểm thử trước khi dự án go-live.

Làm vậy, bạn sẽ không gặp phải những vấn đề vào phút cuối mới phát sinh, mà còn tạo cơ hội cho người dùng tham gia dự án và khiến họ cảm thấy mình có giá trị.

Việc này cũng giúp người dùng làm quen với phần mềm, giúp họ hiểu phần mềm hơn. Tư đó, nâng cao sự tự tin của họ và làm cho quá trình chuyển giao phần mềm thuận lợi hơn.

4. Nhận dạng các vấn đề liên quan đến luồng quy trình (ERP Workflow)

Mỗi giai đoạn thực hiện kiểm thử, đội dự án nên kiểm thử ở mức độ chi tiết, kiểm tra xem từng luồng quy trình riêng lẻ để hiểu điều gì đang xảy ra và điều gì cần phải thay đổi. Làm như vậy, đội dự án có thể phát hiện ra những vấn đề gây ảnh hưởng đến tính năng tổng thể của phần mềm ảnh hưởng đến toàn bộ dự án ERP.

Kiểm thử cả những kết quả đầu ra của mỗi quy trình. Nếu có điều gì đó không ổn, đội dự án có thể điều chỉnh ngay để mọi thứ vận hành trơn tru.

5. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển đổi dữ liệu

Một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai ERP là chuyển dữ liệu master data và số dư đầu kỳ sang hệ thống mới. Nếu bước này thực hiện không tốt hoặc quá muộn, nó có thể gây ra những trở ngại lớn.

Với kiểm thử chấp nhận người dùng, bạn có thể sớm phát hiện ra các vấn đề liên quan đến chuyển đổi dữ liệu trước khi chúng trở thành vấn để không thể kiểm soát được.

Đặc biệt, đội dự án có thể nhận thấy người dùng vẫn đang gặp phải những vấn đề họ đã từng gặp với phần mềm trước đây. Đây là lời cảnh báo nghiêm trọng về việc dữ liệu của hệ thống mới có thể không đáng tin cậy.

Hiểu rõ vấn đề này, đội dự án có thể làm sạch và điều chỉnh số liệu cũ và chuyển dữ liệu sang hệ thống mới an toàn.

3 Những rủi ro cần tránh khi thực hiện UAT

1. Giai đoạn dự án kéo dài

Một vài giai đoạn dự án có thể kéo dài hơn dự đoán. Tuy nhiên, nếu bạn cố gắng tuân thủ thời hạn đề ra (deadline), bạn phải dành đủ thời gian cho các giai đoạn khác để đảm bảo thời hạn tổng thể dự án.

Một điều cần lưu ý là bạn không nên rút ngắn hoặc bỏ qua giai đoạn người dùng kiểm thử chấp nhận hệ thống. Bởi điều này có thể khiến dự án thất bại vì người dùng chưa chấp nhận hệ thống.

2. Thiếu cấu trúc kiểm thử (Testing Structure)

Để UAT thành công, cả doanh nghiệp và đơn vị tư vấn triển khai ERP phải cùng tham gia test.

UAT cần được lập kế hoạch để điều phối nguồn lực từ nhiều bộ phận phòng ban.

Để đảm bảo không gì bị bỏ sót, bạn cần thiết lập một cấu trúc test.

Cấu trúc test cơ bản gồm tiêu đề, mô tả vấn đề cần test, điều kiện đầu vào, các bước thực hiện, kết quả mong đợi, đặc biệt vai trò và trách nhiệm của người tham gia.

Ví dụ:

Vai trò và trách nhiệm của đơn vị tư vấn triển khai ERP

  • Trao đổi với người dùng về các phản hồi.
  • Hỗ trợ người dùng kiểm thử hệ thống.
  • Hỗ trợ các tài liệu kiểm thử nếu có.

Vai trò, trách nhiệm của quản trị dự án phía khách hàng:

  • Đảm bảo mọi người dung tham gia UAT Test, không thỏa hiệp với lý do bận công việc hàng ngày.
  • Tham gia chủ động trong quá trình UAT Test.
  • Phản hồi với đơn vị tư vấn triển khai về các phần cần cải thiện.  

3. Trưởng phòng nghiệp vụ không coi trọng UAT nên không bố trí nhân sự test

Trưởng phòng các bộ phận nghiệp vụ phòng ban có thể cho rằng kiểm thử chấp nhận người dùng là công việc không quan trọng.

Vì vậy đội dự án phản truyền thông tầm quan trọng của UAT chọ họ, thông báo cho họ sớm thời gian thực hiện UAT để họ sắp xếp nhân sự cũng như nguồn lực thích hợp.

KIỂM THỬ CHẤP NHẬN NGƯỜI DÙNG đảm bảo triển khai ERP thành công

Hệ thống ERP mà doanh nghiệp muốn phải linh hoạt, đầy đủ chức năng, dễ tiếp cận và thân thiện.

UAT chính là bước quan trọng để kiểm chứng và cân bằng tất cả những mong đợi này từ khách hàng.

UAT giúp bạn nhìn thấy tương lai nhân viên sẽ tương tác với phần mềm như thế nào. Lắng nghe phản hồi của họ, bạn có thể đưa ra những điều chỉnh tạo tiền đề cho việc triển khai ERP thành công.

Source Panorama Consulting.